Этапы создания архива на предприятии

Для того, чтобы дела компании были в полном порядке, очень важно грамотно и ответственно вести документооборот, а все бумаги помещать в архив. Но для того, чтобы помещать их туда, нужно его сначала организовать.

В этой статье мы изучим ответ на вопрос, как создать архив на предприятии и рассмотрим основные этапы этого процесса.

Своими силами или с помощью профессионалов

Архив можно создавать как самостоятельно, так и с помощью подрядчиков — компаний или отдельных сотрудников. Если вы решили доверить процесс профессионалам, то вам не придется думать и беспокоиться вообще ни о чем — они все сделают за вас, а затем предоставят все необходимые акты и документы.

Если вы хотите справиться своими силами, то ниже мы рассмотрим основные этапы, которые вам придется пройти.

Стадии создания архива на предприятии

Первый и самый долгий этап — подготовительный. Если в вашей команде нет профессионального архивиста, вам придется изучить вопрос досконально: узнать, как проводится архивная обработка дел, какие бумаги подлежат обязательному хранению, а какие нет, как правильно оформлять дела и т.д. Кроме того, необходимо будет погрузиться в законодательную базу и изучить вопрос с этой стороны.

Сам процесс создания архива выглядит следующим образом:

• сбор всех документов из компании — порой можно удивиться, как много у вас бумаг и в каких удивительных местах они хранятся;
• сортировка и определение, какие документы подлежат хранению, а какие нет;
• восстановление утраченных бумаг;
• категоризация — по типу, сроку хранения и т.д.;
• архивная обработка документов — то есть их подготовка к хранению;
• оформление дел;
• создание каталога;
• создание электронного архива — это необязательная процедура, но она может существенно упростить вам жизнь;
• уничтожение бумаг, утративших актуальность или не подлежащих хранению.

Подготовка помещения

Помимо непосредственной подготовки документов, очень важно правильно оборудовать помещение. Тут тоже есть вариант довериться профессионалам и отправить архив на внеофисное хранение в специально оборудованное для этого хранилище.

Если такой вариант вас не устраивает, вы можете выделить для бумаг отдельное помещение в вашем офисе: в нем должно быть прохладно, умеренно влажно и темно. Для хранения не подходят подвальные помещения или те, в которых проходят коммунальные коммуникации.

Лучше использовать металлические стеллажи и предусмотреть защиту от огня, насекомых и плесени.